Per le aziende e i lavoratori autonomi vige oggi l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica. Sono esclusi dall’obbligo solo alcuni soggetti, ad esempio chi aderisce ai regimi forfettari
Per chi da poco ha cominciato ad utilizzare questo tipo di fatturazione le problematiche sono molteplici, in quanto si tratta di una tipologia di fattura completamente nuova, diversa da quelle usate in precedenza. Fortunatamente esistono numerosi software che permettono di compilare e gestire l’intero processo, permettendo anche di predisporre un sollecito di pagamento fattura in automatico.
Gestire le fatture elettroniche
Grazie ai nuovi software per la fatturazione elettronica è oggi possibile gestire l’intero processo di fatturazione elettronica in modo organico, utilizzando un singolo software. Stiamo parlando ovviamente di programmi pensati appositamente per la fatturazione, con appositi strumenti interni, che consentono di compilare, inviare, gestire e controllare tutte le fatture prodotte da un’azienda, comprese anche quelle ricevute dai fornitori. Le fatture elettroniche infatti non possono essere consegnate con i metodi classici, è necessario invece inviarle direttamente al servizio di interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Quando le cose funzionano al meglio
In una visione ideale della fatturazione elettronica il documento viene prodotto e inviato in pochi attimi e il cliente può saldare rapidamente quanto dovuto, senza attendere oltre. Nella realtà dei fatti invece le cose non vanno sempre in questo modo; ad esempio può capitare che il sistema di interscambio sia momentaneamente impossibilitato ad inviare una fattura, così come il cliente potrebbe non saldare subito il conto ricevuto. Per monitorare questo tipo di “intoppi” è possibile usare le funzionalità avanzate di alcuni software per fatturazione elettronica. Questi programmi sono in grado di ripetere l’invio della fattura, fino ad avvenuta consegna al sistema di interscambio. Allo stesso modo si può attivare l’invio automatico del sollecito di pagamento fattura, per avere la certezza che il cliente sia avvisato opportunamente in caso d ritardo nei pagamenti.
Come funziona un sollecito di pagamento fattura
Forse non tutti lo sanno, ma una fattura è un documento ufficiale, che necessita di saldare un conto quanto prima. In linea generale il cliente ha fino a 30 giorni di tempo per pagare il conto, salvo accordi stabiliti con il fornitore, che devono essere opportunamente indicati in fattura. Nel caso in cui un cliente non paghi è opportuno inviare un sollecito di pagamento, che deve riportare apposite diciture stabilite dalla legge. A partire dal terzo sollecito è possibile richiedere al cliente una cifra per il ritardato pagamento, comprensiva delle spese dovute per l’invio dei solleciti. I software di ultima generazione sono in grado di generare lettere di sollecito pagamento fattura in automatico, verificando regolarmente gli eventuali pagamenti effettuati dai clienti.
Meno tempo perso
Poter approfittare di un controllo di questo genere consente all’azienda di evitare inutile spreco di tempo. In molti casi infatti già dopo il primo sollecito di pagamento il cliente si attiva per versare quanto dovuto. Così non sarà necessario anticipare la tassazione su cifre non ancora ricevute o contattare una società per il recupero crediti.